3 Office Management - 3MAS - Onderdelen - Bedrijfsstage/11 & 12    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: -:- Code: 3MASX Academiejaar: 2007-2008 Type: kern Niveau: gespecialiseerd Programmajaar: 3 Periode binnen het modeltraject: M:11 Aantal studiepunten: 30 Wegingscoëfficient: 30 Totaal aantal contacturen: 876 Totaal studietijd: 780 Deeltijds programma: Examencontract: niet mogelijk Deliberatie: mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Meerts Kristin Michels Nele   KORTE OMSCHRIJVING De bedrijfsstage vormt de afsluiter van de opleiding Office Management Sales. De kennis en de vaardigheden verworven binnen de hogeschool en de stage gelopen tijdens het tweede jaar, vormen de basis van een geslaagde stageperiode. De student zoekt zelf een binnenlandse stageplaats op een commerciële dienst van een bedrijf met 50% anderstaligheid. De student moet tijdens de stageperiode evolueren tot een professioneel zelfstandige office manager, aangepast aan het arbeidsritme, het teamwork en de inhoudelijke beroepseisen. COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF101 Denk- en redeneervaardigheid: op zelfstandig wijze een administratieve unit vlot laten functioneren, waarbij alle taken precies en efficiënt worden uitgevoerd. OF102 Verwerven en verwerken van informatie: administratieve informatie kunnen verzamelen, uitwisselen en verwerken. Informatiedoorstroming efficiënt kunnen begeleiden. Creatief kunnen met taken rond informatieverwerking. OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF104 Creativiteit: innoverende bijdragen kunnen leveren bij de organisatorische aanpassingen en werkmethodes binnen het secretariaat. OF105 Leiding kunnen geven binnen een secretariaat en deeltaken kunnen delegeren. Beperkt management taken aankunnen. Bij afwezigheid van de manager lopende zaken kunnen opvolgen. OF106 Communiceren van informatie, ideeën, problemen en oplossingen, zowel aan specialisten als aan leken, op verschillende niveaus zowel interne als externe communicatie. Algemene beroepsgerichte competenties OF208 Teamgericht kunnen werken. OF209 Oplossingsgericht kunnen werken in de zin van het zelfstandig kunnen definiëren en analyseren van complexe probleemsituaties in de beroepspraktijk en het kunnen ontwikkelen en toepassen van zinvolle oplossingsstrategieën. OF211 Een brede interesse en openheid hebben naar andere culturen, alsook kennis hebben van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijke en economische gebeuren. Beroepsspecifieke competenties OF312 Correspondentie kunnen afhandelen: Talenkennis, tekstverwerking, e-mail en Internet zijn belangrijk. Zorgen voor het autonoom opstellen van correspondentie, het typen en/of uitwerken ervan.Toe zien op de correcte en tijdige verzending en verspreiding van post en faxen, e-mail. Afhandelen van de correspondentie in het Nl, Fr, E, D of S. OF313 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie, planning en kennis van softwarepakketten is evident. Eigen agendabeheer en dat van anderen, planning en acties van de manager bewaken, planning van afspraken met klanten en externe commerciële contacten. Efficiënt gegevens zoeken en beheer van gegevenstabellen. OF314 Productieve informatieverwerking: Ondersteunende kennis : kennis van talen, notuleren, rapporteren, presentatietechnieken en audiovisuele media. Het coördineren van vergaderingen, logistiek ondersteunen en de besluitvorming opvolgen, conferenties voorbereiden of organiseren. In staat zijn brieven en wetenschappelijke publicaties te vertalen. OF315 Communicatie: interne & externe contacten onderhouden in het NL en in min. 3 vreemde talen, huisstijl bewaren, zorgen voor correcte telefonische contacten en communicatie bij vergaderingen. Inzicht in de vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en kennis van externe vormgeving. OF316 Informatie verzamelen: Kennis van dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling. Nieuwe dossiers maken en verzamelen van de gegevens. Beheren van dossiers. Informatie verzamelen over congreslocaties, leveranciers. Checklists van taken met opvolging van taakverdeling en deadlines. Prijsberekeningen en prognoses maken in Excel. OF317 Onthaal van klanten: Inzicht in de communicatiesituatie van de klant en kennis van gesprekstechnieken. Onthaal van klanten/bezoekers, Het klantvriendelijke te woord staan en/of voor de doorverwijzing.? Aandacht voor multiculturele communicatie, onderhandelingstechnieken en inter personal, kan actief luisteren en beheerst de kunst van groepsdynamica. OF318 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van de verschillende mogelijkheden bij dossierbeheer en archivering en van elektronische hulpmiddelen bij archivering. Hij/zij zorgt voor de postbehandeling, archivering en dossierbeheer. Hij/zij kan stukken in archief/bibliotheek opzoeken en archief/documentatie/bibliotheek beheren. OF320 Organiseert efficiënt een secretariaat en heeft inzicht in planning. De werkindeling op het secretariaat bepalen en coördineren, adviseren bij invoering van nieuwe procedures, medewerkers. Regelen de aankoop van kantoorapparatuur en ?benodigdheden. De verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat. OF322 Interculturele communicatie: Hij/zij heeft kennis van omgangsvormen binnen de cultuur van bepaalde sectoren en binnen een internationale omgeving. OF323 Een congres of event organiseren: Het verschil in variabele en vaste kosten en weten hoe ze een budgetplan kunnen opstellen basis van aantal deelnemers en eenheidsprijzen. Ze kunnen een break ? even analyse maken en een ideaal inschrijvingsprijs berekenen. Hij/zij kan communicatie documenten bezoekers rapporten, korte planning en CRM systemen opstellen. OF337 Discretie: Hij/zij leeft strikt het beroepsgeheim na. OF338 Zelfstandigheid: Hij/zij is in staat zelfstandig opdrachten te organiseren en systematisch uit te voeren, problemen op te sporen en daaruit een probleemstelling te formuleren, de goede gang van zaken te behartigen in afwezigheid van het diensthoofd. OF339 Accuratesse: Hij/zij is stipt, correct en zorgvuldig bij het werk, kan efficiënt opdrachten organiseren en systematisch uitvoeren, kan foutloos verslagen en brieven uittypen via PC. Hij/zij kan gegevens betrouwbaar registreren en coderen, controleert data in de agenda. OF340 Zin voor samenwerking : Hij/zij kan samenwerken met collega?s, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines, kan goed functioneren in teamverband, staat open voor feedback, kan taken delegeren, kan beknopt en duidelijk communiceren met collega?s en opdrachtgevers en aan hen rapporteren. OF341 Resultaatgerichtheid: Efficiënt opdrachten uitvoeren binnen een bepaalde tijd en bepaald budget,doelgericht werken om een optimaal resultaat te bekomen, zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitcontroles bij invoer van gegevens, problemen die ontstaan signaleren en bijdragen tot de oplossing ervan, feedback geven naar collega's. OF342 Leergierigheid: Hij/zij heeft aandacht voor nieuwe tendensen en is bereid om bij te scholen, beseft de noodzaak tot levenslang leren, kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten. OF343 Doorzettingsvermogen: Hij/zij merkt problemen op en probeert er een oplossing voor te vinden, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. OF344 Loyaliteit: Hij/zij toont respect voor bestaande regels en normen, is oprecht wanneer er fouten werden begaan en probeert ze zo vlug mogelijk te herstellen. OF345 Zin voor initiatief: Hij/zij weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen en moeten genomen worden, helpt spontaan bij dringend werk, formuleert suggesties om problemen op te lossen, herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke timing taken moeten afgehandeld zijn. OF346 Assertiviteit: Hij/zij is zich bewust van de eigen verantwoordelijkheden, evalueert eigen handelen en denkt kritisch. Laat afspraken door alle partijen respecteren. OF347 Kritische ingesteldheid :Hij/zij heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen te communiceren. OF348 Organisatievermogen: Hij/zij geeft voorrang aan dringende zaken, kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden, kan taken op een logische wijze delegeren, heeft een planmatig denkvermogen en is toekomstgericht. OF349 Flexibiliteit: Hij/zij is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch, sociaal en wetenschappelijk gebied, staat open voor vernieuwing, maakt ondanks grote tijdsdruk tijd voor sociaal contact. OF350 Empathie: Hij/zij kan correct vragen en wensen van klanten/patiënten inschatten en daarop inspelen, heeft de vaardigheid op zich in moeilijke situaties uit de slag te trekken. OF351 Contactbereidheid: Hij/zij verstrekt informatie naar klanten/patiënten en werkgever, onthaalt bezoekers op een aangename wijze en bezit de nodige communicatievaardigheden. OF352 Stressbestendigheid: Hij/zij blijft hoffelijk onder alle omstandigheden en pakt problemen met geduld aan. Het op een juiste manier kunnen omgaan met stress. OF353 Zin voor orde: Hij/zij stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van taken die binnen een bepaalde tijd moeten opgevolgd worden, heeft een goed overzicht waardoor ze flexibel kan reageren op onvoorziene omstandigheden. OF354 Imagobewustheid: Hij/zij is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar handelen, komt zelfzeker over, kent zijn/haar positie binnen de organisatie. OF357 Dienstverlenende ingesteldheid: Hij/zij kan adviseren met betrekking tot technieken en apparatuur, is bereid extra opdrachten uit te voeren, neemt deel aan vormende activiteiten en helpt spontaan bij dringend werk en moeilijkheden. OF358 Tact: Hij/zij past taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de gesprekspartner, kan zich relativeren en kan op de juiste manier optreden om een specifieke situatie tot een goed einde het brengen. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN De student moet kunnen plannen en efficiënt het time-management beheersen De student moet correspondentie correct kunnen afhandelen  De student moet op efficiënte wijze een secretariaat kunnen organiseren De student moet informatie kunnen verzamelen. De student moet informatie kunnen verwerken  De student moet mondeling en schriftelijk correct kunnen communiceren in het Nederlands, het Frans, het Engels, en het Duits/Spaans VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn Opleidingsonderdelen van het eerste en het tweede jaar Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn Geslaagd zijn in het 1ste en 2de jaar, alle opleidingsonderdelen module 9 en 10 gevolgd hebben, niet toegelaten voor IT studenten Andere begincompetenties Compententies verworven tijdens eerste en tweede jaar LEERINHOUDEN Leerinhouden van de 10 voorgaande modules worden verwerkt in een veelzijdig takenpakket. De student moet zelfstandig een stageplaats vastleggen. Hij/zij moet op het werkterrein evolueren tot volwaardige arbeidskracht aangepast aan de beroepseisen, het arbeidsritme en het teamwork. Hij/zij moet autonoom kunnen werken aan een bedrijfsproject. STUDIEMATERIAAL Handleiding stage op Bb Richtlijnen stage op Bb Toelichting portfolio op Bb Just-in-time informatie op Bb WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 10  lesuren   01,08 practicum en oefeningen: 850  lesuren   91,99 vormen van groepsleren: 8  lesuren   00,87 studietijd buiten contacturen: 48  klokuren   05,19 Verdere toelichting: Oriënterend hoorcollege: stagelessen Groepsintervisies  Ervaringsleren: praktijk in het werkveld Monitoraat Individuele begeleiding tijdens spreekuur en via e-mail Bijsturing aan de hand van tussentijdse evaluatieformulieren EVALUATIE Eerste examenperiode Tijdig en volgens afspraken vinden van een stageplaats. Evaluatie door de stageplaats aan de hand van tussentijdse evaluatieformulieren en een eindevaluatie. Evaluatie door de stagebegeleider van de school. Evaluatiecriteria: aanwezigheid tijdens de vergaderingen, naleven van afspraken, scores op de tussentijdse evaluaties, feedback en evaluatiegesprek met stagementor op de stageplaats naar aanleiding van de stagepretaties, constructieve omgang met alle werkpartners en de beoordeling van de rapportering. Criteria bij de portfolio: structuur (logisch en consequent), inhoudelijke rijkdom (correct, diepgaand, geargumenteerd), kritische zin, vlotheid, volledigheid. Verdeling: De stageplaats beoordeelt de verworven competenties en het bedrijfsproject (50%); de school beoordeelt de portfolio, de voorstelmling van het bedrijfsproject en het stageproces. tijd voor examinering uren 8 %    00,87 Tweede examenperiode Voor de stage is geen herkansing mogelijk. Het stageteam kan wel beslissen dat stageverslag moet verbeterd/herschreven worden.