3 Office Management - 3MMA - Onderdelen - Bedrijfsstage/11 & 12    O.O. heeft componenten: Neen Afstudeerrichting: -:- Code: 3MMAR Academiejaar: 2007-2008 Type: kern Niveau: gespecialiseerd Programmajaar: 3 Periode binnen het modeltraject: M:11 Aantal studiepunten: 30 Wegingscoëfficient: 30 Totaal aantal contacturen: 878 Totaal studietijd: 780 Deeltijds programma: Examencontract: niet mogelijk Deliberatie: mogelijk Vrijstelling of overdracht: mogelijk Onderwijstaal: Nederlands Lector(en): Luyten Mart Michels Nele   KORTE OMSCHRIJVING De bedrijfsstage vormt de afsluiter van de opleiding Medical Office Management. De kennis en de vaardigheden verworven binnen de hogeschool en de stage gelopen tijdens het tweede jaar, vormen de basis van een geslaagde stageperiode. De student moet tijdens de stageperiode evolueren tot een professioneel zelfstandige office manager, aangepast aan het arbeidsritme, het teamwork en de inhoudelijke beroepseisen. De bedrijfsstage bestaat uit 2 onderdelen: 1  internationale projectweek + 15 stageweken in een gezondheidsinstelling  COMPETENTIEGERICHTE LEERDOELEN  Dit opleidingsonderdeel draagt in het bijzonder bij tot het realiseren van volgende opleidingsdoelen (eindtermen) Algemene competenties OF102 Verwerven en verwerken van informatie: administratieve informatie kunnen verzamelen, uitwisselen en verwerken. Informatiedoorstroming efficiënt kunnen begeleiden. Creatief kunnen met taken rond informatieverwerking. OF103 Vermogen tot kritische reflectie en projectmatig werken. OF104 Creativiteit: innoverende bijdragen kunnen leveren bij de organisatorische aanpassingen en werkmethodes binnen het secretariaat. OF105 Leiding kunnen geven binnen een secretariaat en deeltaken kunnen delegeren. Beperkt management taken aankunnen. Bij afwezigheid van de manager lopende zaken kunnen opvolgen. OF106 Communiceren van informatie, ideeën, problemen en oplossingen, zowel aan specialisten als aan leken, op verschillende niveaus zowel interne als externe communicatie. OF107 Binnen snel evoluerende werksituatie bereid zijn zich aan te passen via life-long learning. Algemene beroepsgerichte competenties OF208 Teamgericht kunnen werken. OF209 Oplossingsgericht kunnen werken in de zin van het zelfstandig kunnen definiëren en analyseren van complexe probleemsituaties in de beroepspraktijk en het kunnen ontwikkelen en toepassen van zinvolle oplossingsstrategieën. OF210 Het besef van maatschappelijke verantwoordelijkheid samenhangend met de beroepspraktijk. OF211 Een brede interesse en openheid hebben naar andere culturen, alsook kennis hebben van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijke en economische gebeuren. Beroepsspecifieke competenties OF324 Zorgen voor planning en efficiënt timemanagement: Inzicht in werkorganisatie planning en kennis van specifieke softwarepakketten (automatisering van briefwisseling databanken: efficiënt beheren, gegevenstabellen. Agendabeheer verzorgen, hierbij staan afspraken van dokters en patiënten, opname van patiënten en planning van de spreekuren centraal. OF325 Productieve informatieverwerking: Inzicht in beleid en organisatie van de gezondheidszorg, in interne structuren binnen bep. gezondheidsinstellingen en wisselwerking met externe structuren. Notuleren en rapporteren. Coördineren van vergaderingen, voorbereiden of organiseren. Elektronische documenten beheren, agenda opstellen, bezoeken organiseren. OF326 Informatie verstrekken: Basiskennis van anatomie, fysiologie en pathologie. Vragen van patiënten en artsen beantwoorden, patiënten informeren over onderzoeken en gebruik van medicatie. Informatie verstrekken binnen de wettelijke beroepsbevoegdheid en op een patiëntgerichte manier rekeninghouden met het beroepsgeheim en de privacy van de patiënt. OF327 Communicatie: Interne en externe contacten verzorgen, de huisstijl bewaren. Zorgen voor correcte telefonische contacten en communicatie bij de vergaderingen. Verzorgen van schriftelijke, patiëntgerichte communicatie. Inzicht hebben in vereisten bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en kennis van externe vormgeving. OF328 Informatie verzamelen: Medische dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling.Communicatie via internet. Nieuwe medische dossiers opstarten, zorgen voor de verzameling van de gegevens van patiënten en zorgverstrekkers.Zorgen voor het beheer van de dossiers met bijhorende documenten en resultaten van technische prestaties. OF329 Reproductieve informatieverwerking: Kennis van elektronische hulpmiddelen, presentatiesoftware en alle aspecten van fotokopiëren . Informatieverwerking op internet, e-mail, archivering van bestanden. Postbehandeling, dossierbeheer en de informatieverwerking van attesten en medische verslagen.Kennis van de medische terminologie is vereist. OF330 Medische registratie & financiële administratie: MKG, nomenclatuur, sociale zekerheid, boekhouding en medische terminologie. Registreren van medische gegevens, verzamelen, verwerken en opvolgen van MKG. Financiële administratie opvolgen, facturatie van medische, paramedische en hospitaalkosten. Prestaties van de verschillende diensten boeken. OF331 Onthaal van patiënten : Inzicht in de communicatiesituatie van de patiënt en kennis van gesprekstechnieken ondersteunt deze taak. Onthaal van patiënten/cliënten en voor de doorverwijzing. Opvangen van de crisistelefoon. Het onthaal en het te woord staan van bezoekers en deelnemers aan wetenschappelijke bijeenkomsten. OF333 Ondersteuning en hulpverlening: Een elementaire kennis van EHBO technieken is noodzakelijk. Hij/zij kan eerste hulp bij ongevallen toepassen en een aantal eenvoudige medische gegevens van de patiënt (lengte, gewicht ?) registreren. OF336 Discretie: Hij/zij leeft strikt het beroepsgeheim na, en zorgt ervoor dat geen (medische) dossiers, contracten, personeels/patiëntengegevens blijven rondslingeren. OF338 Zelfstandigheid: Hij/zij is in staat zelfstandig opdrachten te organiseren en systematisch uit te voeren, problemen op te sporen en daaruit een probleemstelling te formuleren, de goede gang van zaken te behartigen in afwezigheid van het diensthoofd. OF339 Accuratesse: Hij/zij is stipt, correct en zorgvuldig bij het werk, kan efficiënt opdrachten organiseren en systematisch uitvoeren, kan foutloos verslagen en brieven uittypen via PC. Hij/zij kan gegevens betrouwbaar registreren en coderen, controleert data in de agenda. OF340 Zin voor samenwerking : Hij/zij kan samenwerken met collega?s, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines, kan goed functioneren in teamverband, staat open voor feedback, kan taken delegeren, kan beknopt en duidelijk communiceren met collega?s en opdrachtgevers en aan hen rapporteren. OF341 Resultaatgerichtheid: Efficiënt opdrachten uitvoeren binnen een bepaalde tijd en bepaald budget,doelgericht werken om een optimaal resultaat te bekomen, zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitcontroles bij invoer van gegevens, problemen die ontstaan signaleren en bijdragen tot de oplossing ervan, feedback geven naar collega's. OF342 Leergierigheid: Hij/zij heeft aandacht voor nieuwe tendensen en is bereid om bij te scholen, beseft de noodzaak tot levenslang leren, kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten. OF343 Doorzettingsvermogen: Hij/zij merkt problemen op en probeert er een oplossing voor te vinden, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. OF344 Loyaliteit: Hij/zij toont respect voor bestaande regels en normen, is oprecht wanneer er fouten werden begaan en probeert ze zo vlug mogelijk te herstellen. OF345 Zin voor initiatief: Hij/zij weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen en moeten genomen worden, helpt spontaan bij dringend werk, formuleert suggesties om problemen op te lossen, herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke timing taken moeten afgehandeld zijn. OF346 Assertiviteit: Hij/zij is zich bewust van de eigen verantwoordelijkheden, evalueert eigen handelen en denkt kritisch. Laat afspraken door alle partijen respecteren. OF347 Kritische ingesteldheid :Hij/zij heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen te communiceren. OF348 Organisatievermogen: Hij/zij geeft voorrang aan dringende zaken, kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden, kan taken op een logische wijze delegeren, heeft een planmatig denkvermogen en is toekomstgericht. OF349 Flexibiliteit: Hij/zij is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch, sociaal en wetenschappelijk gebied, staat open voor vernieuwing, maakt ondanks grote tijdsdruk tijd voor sociaal contact. OF350 Empathie: Hij/zij kan correct vragen en wensen van klanten/patiënten inschatten en daarop inspelen, heeft de vaardigheid op zich in moeilijke situaties uit de slag te trekken. OF351 Contactbereidheid: Hij/zij verstrekt informatie naar klanten/patiënten en werkgever, onthaalt bezoekers op een aangename wijze en bezit de nodige communicatievaardigheden. OF352 Stressbestendigheid: Hij/zij blijft hoffelijk onder alle omstandigheden en pakt problemen met geduld aan. Het op een juiste manier kunnen omgaan met stress. OF353 Zin voor orde: Hij/zij stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van taken die binnen een bepaalde tijd moeten opgevolgd worden, heeft een goed overzicht waardoor ze flexibel kan reageren op onvoorziene omstandigheden. OF354 Imagobewustheid: Hij/zij is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar handelen, komt zelfzeker over, kent zijn/haar positie binnen de organisatie. OF355 Analytisch denkvermogen: Hij/zij kan objectief de juiste beslissingen nemen bij het uitvoeren of doorverwijzen van taken. OF356 Beslissingsvermogen : Hij/zij weet van dringende taken wat prioritair is en neemt gepaste beslissingen ten aanzien van noodsituaties. OF357 Dienstverlenende ingesteldheid: Hij/zij kan adviseren met betrekking tot technieken en apparatuur, is bereid extra opdrachten uit te voeren, neemt deel aan vormende activiteiten en helpt spontaan bij dringend werk en moeilijkheden. OF358 Tact: Hij/zij past taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de gesprekspartner, kan zich relativeren en kan op de juiste manier optreden om een specifieke situatie tot een goed einde het brengen. SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN 1.      Het leren kennen van de instelling: de verschillende departementen en medische diensten, de doelstellingen van het ziekenhuis, het beleid, de werking, organisatie en ontwikkelingstendensen; het leren kennen van de beroepsuitoefening. 2.       Zorgen voor planning en een efficiënt time-management: De student zorgt voor het agendabeheer, hierbij staan afspraken van dokters en patiënten en planning van de spreekuren centraal. Inzicht in de werkorganisatie, planning en kennis van specifieke softwarepaketten is hierbij evident. 3.       Zorgen voor medische registratie :De student registreert de medische gegevens van de patiënt en zorgt eveneens voor het verzamelen, verwerken en opvolgen van M.K.G. en M.V.G.. 4.       Zorgen voor financiële administratie: De student kan de financiële administratie opvolgen rond facturatie van medische, paramedische en hospitaalkosten. Hij/zij kan prestaties van de verschillende diensten boeken. Inzicht en kennis van medische registratie, nomenclatuur, sociale zekerheid, boekhouding en medische terminologie zijn hierbij belangrijk. 5.       Informatie verzamelen:  De student start nieuwe medische dossiers op en zorgt voor de verzameling van de gegevens van patiënten en zorgverstrekkers. Hij/zij zorgt voor het beheer van de dossiers en de daarbij horende documenten en resultaten van technische prestaties. Kennis van medische dossiersystemen, klasseermethoden en elektronische informatieverzameling zijn hierbij essentieel. 6.       Reproductieve informatieverwerking: De student zorgt voor de postbehandeling, archivering en dossierbeheer en de informatieverwerking van attesten en medische verslagen op PC. De praktische achtergrondkennis van anatomie, fysiologie, farmacologie en pathologie vormen hierbij de basis. Kennis van elektronische hulpmiddelen, presentatiesoftware en de praktische aspecten van fotokopiëren zijn hier onontbeerlijk. 7.       Productieve informatieverwerking:De student kan vergaderingen coördineren,  verslagen notuleren, conferenties voorbereiden of organiseren.  De student is in staat brieven en wetenschappelijke publicaties te vertalen.  Ondersteunende kennis die hierbij aan bod komt: inzicht in beleid en organisatie van de gezondheidszorg, adequate kennis van talen en kennis van notuleren en rapporteren. 8.       Onthaal van patiënten: De student staat in voor het onthaal van patiënten en voor de doorverwijzing.  Het onthaal en het te woord staan van bezoekers en deelnemers aan wetenschappelijke bijeenkomsten behoort tot de taken. Inzicht in de psycho-sociale situatie van de patiënt ondersteunt deze taak. 9.       Communicatie: De student onderhoudt zowel de interne als de externe contacten, bewaart de huisstijl, zorgt voor correcte telefonische contacten en voor communicatie bij de vergaderingen. 10.      De student kan medische dossiers op een correcte manier archiveren. 11.      Ondersteuning en hulpverlening: De student kan eerste hulp bij ongevallen toepassen en een aantal eenvoudige medische gegevens van de patiënt (lengte, gewicht,…) registreren. Een elementaire kennis van EHBO technieken is noodzakelijk. 12.       De student houdt zich aan het beroepsgeheim en volgt deontologische en ethische gedragscodes van de instelling.   13.      De student organiseert een reis van 1 week naar het buitenland binnnen de E.U. (excl. Nederland) binnen een vooropgesteld budget   14.       De student (in team) organiseert tevens minimum 2 bezoeken in het gekozen land aan bedrijven met verschillend karakter binnen het kader van de opleiding. vb. ziekenhuizen, farmaceutische industrie, artsenpraktijk, mutualiteit enz.   15.       De student wint via bezoek, interviews, .. ,  informatie in over inplanting, historiek, activiteit(en) van de instelling en situeert dit binnen de gezondheidorganisatie van dat land. 16.        De student brengt in het buitenland een bezoek aan een school van het type hoger onderwijs, waar een opleiding gegeven wordt binnen de gezondheidszorg en die vergelijkbaar is met een Belgische school. vb. medisch secretariaat, verpleegkunde, geneeskunde of andere opleiding binnen de gezondheidszorg. De organisatie hiervan ligt in eigen handen. Daarbij maakt de student een overzicht van de organisatie en aard van de school en opleiding, mogelijke studierichtingen, programma, aantal studenten en eventuele vergelijking met België.   17.       De student organiseert een culturele activiteit in het buitenland  18.       De organisatie van de verschillende bezoeken gebeurt door zelf contact te leggen met pesonen in het buitenland, zowel telefonisch, schriftelijk als via e-mail. Dit laat toe de talenkennis van de student te ontwikkelen.   19.      De student verwerft ervaring in het leggen van internationale bedrijfscontacten.    20.      Het zelfstandig organiseren zal de zin voor initiatief en assertiviteit ontwikkelen.   21.      De student organiseert de buitenlandse reis en activiteiten binnen een bepaald budget en een bepaalde tijdsspanne. Hij/zij leert een dead-line te respecteren. VEREISTE BEGINCOMPETENTIES Opleidingsonderdelen waarvoor voorafgaand credits dienen behaald te zijn Deelname aan de 10 voorgaande modules. Opleidingsonderdelen die vooraf dienen gevolgd te zijn Deelname aan de 10 voorgaande modules (IT-studenten worden niet toegelaten tot de stage). Andere begincompetenties ICT-vaardigheden. Grondige kennis van de medische en farmacologische terminologie. Grondige kennis van het Nederlands. Goede kennis van medische terminologie in het Frans en Engels. Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg. Kennis van ziekenhuishygiëne en EHBO. Kennis van RIZIV-regelementering. Een professionele ingesteldheid. Bereid zijn tot het aanvaarden en toepassen van interne gedragscodes van de instelling. Discretie, tact, orde, stiptheid, nauwkeurigheid, zin voor initiatief, efficiëntie, verantwoordelijkheid, stressbestendigheid, vlot en sociaalvaardigheid. Zelfstandigheid, zin voor samenwerking, resultaatgerichtheid, organisatievermogen, kritische ingesteldheid, flexibiliteit, assertiviteit, leergierigheid  LEERINHOUDEN Leerinhoud van de voorgaande modules. STUDIEMATERIAAL 'Richtlijnen stage, 'internationele stage' en aanverwante documenten. Toelichting en 'just-in-time' informatie via blackboard. WERKVORMEN Soort werkvorm uren   % hoor- en werkcolleges: 10  lesuren   01,08 practicum en oefeningen: 800  lesuren   86,58 vormen van groepsleren: 60  lesuren   06,49 studietijd buiten contacturen: 46  klokuren   04,98 Verdere toelichting: Oriënterend hoorcollege: stageles. Groepsintervisie met coaching door lector(en). Ervaringsleren: praktijk in het werkveld. Individuele begeleiding. Monitoraat. EVALUATIE Eerste examenperiode Totaal praktijkmodule: 100 punten met volgende verdeling: Evaluatie van de stage door de stageplaats: 40 punten: de student wordt beoordeeld op vaardigheden, attitudes en kennis. Bij aanvang van de stage krijgt de student een gedetailleerde lijst van de evaluatiecriteria. Evaluatie van de stage door de stagebegeleider van de school: 20 punten: Evaluatiecriteria zijn aanwezigheid tijdens de vergaderingen en groepsintervisie, naleven van afspraken, verzorgd voorkomen en correct taalgebruik, feedback en evaluatiegesprek met stagementor op de stageplaats naar aanleiding van de stageprestaties, constructieve omgang met alle werkpartners. Evaluatie van de tussentijdse verslagen en het stageverslag: 20 punten: Evaluatiecriteria: overzichtelijke structuur (voorwoord, inhoudstafel, inhoud, besluit in Nederlands, Frans en Engels), inhoud (beschrijving van de instelling en de afdelng, takenpakket + frequentie, zelfreflectie), taalgebruik (taalfouten, zinsconstructies, vlotheid), kritische zin. Evaluatie van de internationale stageweek: 20 punten: Evaluatiecriteria: presentatie, verslaggeving, taalgebruik, persoonlijke evaluatie, budgettering. tijd voor examinering uren 8 %    00,87 Tweede examenperiode geen herkansing mogelijk